Vì sao một HTX truyền thống như chúng tôi cần AI
Tôi biết khá nhiều hợp tác xã vận tải. Có nơi đã mở hơn 30 năm, có nơi mới mở vài năm. Mỗi nơi có sai lầm riêng.
HTX lâu đời thì hay đi theo lối mòn. Không chịu đổi cách quản trị, không chịu tiếp thu cái mới như công nghệ thông tin, và bây giờ là AI. Thành viên ít dần, doanh thu sa sút, rồi giải thể. HTX mới thì có nơi làm ăn kiểu chụp giựt: không văn phòng thật, một hai người, cấp giấy tờ lấy tiền rồi đóng cửa.
Tôi không muốn HTX Đại Việt rơi vào kiểu thứ nhất. Nên năm 2026 tôi đi học AI.
Việc ngốn công nhất không phải việc khó nhất
Việc thường ngày của HTX giờ đã ổn. Văn phòng 10 người, mỗi người một mảng rõ ràng. Tôi và anh Hải, Phó Giám đốc kiêm Trưởng pháp chế, chỉ trực tiếp xử lý những ca khó.
Nhưng có một việc tháng nào cũng ngốn công: nhắc thành viên. Văn phòng ghi sổ bằng Excel, rồi nhắn Zalo cho từng người:
- Tiền góp ngân hàng
- Phí quản lý
- Hạn tái tục bảo hiểm
- Hạn phù hiệu
- Thiết bị định vị
Hơn 200 thành viên, mỗi người một con số, một ngày hạn. Mỗi tháng mất 5 đến 10 ngày chỉ cho việc này. Nhắn sót một người là có khi xe bị phạt, hoặc khoản góp bị trễ.
Tôi giao cho trợ lý những việc gì
Đây là danh sách tôi đã viết ra khi học lớp Ây zần cho đội zà:
- Nhắc theo bảng kê. Trợ lý đọc file Excel (danh sách xe, thành viên, số điện thoại, hạn bảo hiểm, phù hiệu, định vị), tự soạn tin Zalo cho từng người, đúng số tiền, đúng hạn, không sót ai.
- Quản lý phù hiệu. Báo trước 15 ngày khi phù hiệu sắp hết hạn, vì luật cho nộp cấp lại trong khung 15 ngày. Chuẩn bị sẵn hồ sơ để anh em đi nộp.
- Soạn văn bản theo mẫu. Thông báo, quyết định, công văn, hợp đồng, theo đúng mẫu Word có sẵn của HTX.
- Hợp đồng điện tử cho từng chuyến, thay mẫu giấy đang in và cấp phát.
- Trợ lý hỏi đáp pháp lý cho thành viên, vì luật vận tải sửa đổi gần như năm nào cũng có.
- Báo cáo về cho tôi sau mỗi đợt nhắc và soạn văn bản.
Trợ lý Zalo của tôi (số 0936 191 393) đã lên trực. Ai nhắn vào, trợ lý ghi nhận rồi báo lại tôi.
Mục tiêu 3 tháng
Tới khoảng cuối tháng 01/2027, tôi muốn:
- Nhắc nợ, nhắc hạn cho hơn 200 thành viên mà không sót ai.
- Thời gian nhắc mỗi tháng giảm từ 5-10 ngày xuống 1-2 ngày.
- Soạn được nhiều văn bản mà tôi không phải ngồi gõ.
Vì sao là bây giờ
Nói thật, một phần vì tuổi đã cao, tôi sợ bị lạc hậu. Phần nữa, tôi muốn nhàn hơn, có thời gian bên con nhiều hơn.
Tôi không nghĩ AI thay được người làm HTX. Xã viên vẫn cần một người hiểu nghề, dám đứng ra xin lại xe bị giữ, dám đi gõ cửa ngân hàng. Nhưng những việc lặp đi lặp lại thì nên để máy làm. Tôi gọi hướng đi này là: hợp tác xã truyền thống, cách phục vụ của thời AI.
Website anh chị đang đọc cũng là một bài tập của lớp học đó.